Grundlagen

Jedes Meeting beginnt und endet pünktlich. Jedes Meeting ist zeitlich begrenzt. Jedes Meeting ist öffentlich, jeder kann daran teilnehmen.

Vorbereitung

1. Alle erforderlichen Personen rechtzeitig einladen, um ihnen genug Zeit für Vorbereitungen zu lassen.
2. Eine Agenda mit Ziel und Zweck des Meetings verschicken.
3. Ressourcen für das Meeting vorbereiten: Raum, Beamer, Flipcharts, Moderationskoffer und alle anderen notwendigen Arbeitsmaterialien.
4. 24 Stunden vor dem Meeting eine Erinnerung verschicken.
5. Ein Flipchart mit Regeln für das Meeting vorbereiten.

Moderation des Meetings

1. Der Moderator ist während des gesamten Meetings präsent und aktiv. Er mischt sich nicht ein, aber er folgt der Diskussion und bringt sie zurück zum Thema, wenn die Teilnehmer abschweifen.
2. Er präsentiert zu Beginn Ziel und Agenda des Meetings.
3. Er hilft eine Person zu finden, die ein Meetingprotokoll verfasst.
4. Er unterstützt, falls nötig, das Team bei der Dokumentation des Meetings, indem er die stattfindende Kommunikation am Flipchart visualisiert.
5. Er behält Ziel & Zweck des Meetings fest im Auge und hilft den Teilnehmern, sich zu fokussieren.
6. Er beendet das Meeting mit einer Zusammenfassung und einer kurzen Retrospektive (maximal 5 Minuten).

Ergebnis

• Eine Dokumentation mit Skizzen und/oder Notizen, die Flipcharts und Whiteboards werden fotografiert.
• Ein kurzes Besprechungsprotokoll mit klaren Resultaten des Meetings wird an alle verschickt.